HR Consultant

* The English version will follow. Demande de proposition Prestation de services de consultant en ressources humaines (RH) Révision de la rémunération et des avantages sociaux pour l’Association canadienne des sagesfemmes (ACSF) L'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) vous invite à soumettre une proposition conformément aux exigences de la sollicitation suivante. Les propositions doivent être reçues par l'ACSF au plus tard à la date limite indiquée dans le tableau ci-dessous : Date d’émission: 29 août 2024 Date limite de soumission des propositions : 20 septembre 2024 Les questions écrites et les propositions doivent être soumises par courriel à : Amal Bannout, Responsable des opérations, Courriel: [email protected] Objet : « Consultant en RH » SECTION I – CONTEXTE ET OBJECTIF L'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l'association professionnelle nationale représentant les sages-femmes et la profession de sage-femme au Canada. Notre travail est axé sur l'accès équitable à des services de sage-femme de haute qualité en matière sexuelle, reproductive et néonatale au Canada et à l'échelle mondiale. Pour y parvenir, nous travaillons en partenariat avec le National Council of Indigenous Midwives (NCIM), les associations de sages-femmes, les sages-femmes et les parties prenantes pertinentes. Nos programmes nationaux et mondiaux sont financés principalement par Affaires mondiales Canada, Le Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP), Santé Canada, l'Agence de la santé publique du Canada, d'autres ministères fédéraux, des donateurs privés et des fonds opérationnels. La mission du NCIM est de promouvoir l'excellence en matière de soins de santé reproductive pour les communautés des Premières Nations, Inuit et Métis. L'ACSF et le NCIM sont gouvernés de manière autonome mais partagent l'infrastructure et les ressources humaines. Les deux organisations sont composées d'une équipe passionnée dédiée à fournir un soutien aux sages-femmes et aux sages-femmes autochtones ainsi qu'à la profession de sage-femme au Canada et à l'échelle mondiale. L'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) lance une demande de propositions (DP) pour des Services de consultant en RH afin de réaliser une révision complète de la rémunération et des avantages sociaux. L'ACSF a réalisé en 2021 une étude complète sur sa stratégie de rémunération et de classification des emplois, suivie de deux ajustements au coût de la vie en 2023 et 2024. L'objectif de cette DP est une mise à jour axée sur les échelles salariales, le marché et l'analyse d'équité. Actuellement, l'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) a 8 catégories d'emplois actives et emploie 35 membres du personnel sur une base permanente, contractuelle, à temps plein et à temps partiel. SECTION II – OBJECTIFS ET CHAMP D’APPLICATION DU TRAVAIL A. OBJECTIFS L'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) nécessite un consultant en RH pour aider à atteindre les objectifs RH suivants fixés par l'organisation : 1. Attirer et retenir des employés qualifiés. 2. Classifier les rôles en fonction du niveau de complexité, de responsabilité, de connaissances, de compétences, d'aptitudes et d'expérience vécue. 3. Fournir des salaires correspondant aux fonctions assignées. 4. Décrire les opportunités de promotion et fournir une croissance salariale reconnaissable. 5. Maintenir une position compétitive par rapport à d'autres entités à but non lucratif et employeurs. 6. Assurer le maintien et l'application continus des pratiques d'équité salariale, en tenant compte de la disponibilité de la main-d'oeuvre, de la rareté des talents, de l'expertise spécialisée et des expériences vécues pertinentes pour les rôles spécifiques. B. CHAMP D'APPLICATION DU TRAVAIL L'étude devra évaluer la structure salariale actuelle par rapport au marché spécifique des emplois comparables aux employeurs du secteur public et à but non lucratif, les travailleurs de la santé et les organisations dirigées par des autochtones le cas échéant. Le consultant retenu devra fournir les services conformément aux éléments suivants : 1. Le consultant doit examiner le plan actuel de rémunération et d'avantages sociaux et comprendre les défis actuels en matière de recrutement et de rétention des employés. 2. Le consultant doit identifier et recommander une position de marché cohérente et compétitive que l'ACSF peut maintenir. 3. Le consultant doit recommander des marchés de travail comparables, y compris les employeurs du secteur public et à but non lucratif, les travailleurs de la santé et les organisations dirigées par des autochtones le cas échéant. 4. Le consultant doit élaborer et réaliser une enquête complète sur la rémunération et les avantages. 5. Le consultant doit recommander une fourchette salariale appropriée pour chaque poste en fonction du plan de classification, des résultats de l'enquête sur la rémunération et des relations internes et de l'équité. Préparer une nouvelle structure salariale basée sur les résultats de l'enquête et les meilleures pratiques. 6. Le consultant doit examiner les directives pour aider le personnel de l'ACSF à déterminer le salaire de départ des nouveaux employés en fonction des connaissances et de l'expérience au-dessus des exigences minimales du poste, de la difficulté à pourvoir le poste et du marché actuel. 7. Le consultant doit recommander des stratégies de mise en oeuvre, y compris le calcul du coût de la mise en oeuvre du plan. 8. Le consultant doit identifier toute inégalité extrême de rémunération individuelle ou de groupe actuelle et fournir un plan d'action correctif recommandé et le processus requis pour remédier à ces situations. 9. Le consultant doit fournir des stratégies de mise en oeuvre relatives à d'autres pratiques clés en matière de rémunération, en fonction des demandes du marché, y compris la rémunération au rendement, la rémunération par compétences, la rémunération pour missions spéciales, la rémunération pour certification, la rémunération bilingue, la rémunération pour expérience vécue, la rémunération pour promotion et la rémunération pour intérim. 10. Le consultant doit recommander la documentation du système et les formats informatiques/logiciels pour administrer le plan de rémunération. 11. Le consultant doit fournir des recommandations pour l'administration et la maintenance continues du plan de rémunération proposé. 12. Le consultant doit réaliser un programme de formation complet pour le personnel impliqué dans la gestion des ressources humaines afin de s'assurer que le personnel peut administrer le nouveau système. C. INFORMATIONS À PROPOS DES RÉUNIONS 1. Le consultant doit rencontrer la directrice générale et la responsable des opérations pour discuter du processus et des tâches à réaliser dans l'étude. 2. Le consultant doit rencontrer les responsables de département pour expliquer l'étude et le processus à utiliser. 3. Le consultant doit fournir des mises à jour fréquentes à la directrice générale. 4. Le consultant doit présenter les recommandations finales à l'équipe de direction et au conseil d'administration. D. DATES DE SERVICE Ce projet est prévu pour commencer la semaine du 21 octobre 2024. Les dates exactes et le calendrier seront déterminés entre le consultant et la directrice générale. SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS ET AVIS AUX OFFREURS E. CONTENU DE LA PROPOSITION ET EXIGENCES La proposition pour les Services de Consultant en RH doit inclure les éléments suivants : 1. Narratif: Les offreurs doivent soumettre un narratif complet et/ou des documents justificatifs détaillant tous les avantages inclus dans leur dossier de Services de Consultant en RH. La soumission doit également décrire leurs capacités à réaliser efficacement le champ d'application du travail. 2. Proposition de coûts: La proposition de coûts doit fournir un détail clair de ce qui est inclus dans le contrat, ainsi que tout service qui entraînerait des coûts supplémentaires. Si applicable, veuillez : a. Spécifier tout rabais offert ou rabais pour les organisations à but non lucratif. b. Joindre un tableau des prix détaillé. Langue des propositions : Les propositions techniques et financières peuvent être en anglais ou en français. Toutefois, le consultant doit être en mesure de tenir des réunions, de présenter des informations et de produire des documents et des rapports en anglais. F. EXIGENCES OPÉRATIONNELLES ET DOCUMENTAIRES Les questions concernant la DP actuelle peuvent être soumises par écrit par courriel au plus tard le 15 septembre 2024 à Amal Bannout, Responsable des opérations, à l'adresse ci-bas. Instructions pour la soumission des propositions : 1. Les propositions doivent être reçues au plus tard le 20 septembre 2024 à 17h00 HNE, par Amal Bannout, Responsable des opérations, à[email protected] 2. Pour être prises en considération, veuillez soumettre une copie électronique de votre proposition (de préférence dans un format non modifiable, tel que le format PDF) avec l'objet « Consultant en RH ». Le nom du fichier doit comporter le nom de l'offreur et « Consultant en RH ». 3. Veuillez suivre le format fourni dans la Pièce Jointe A pour la fiche de couverture. 4. Veuillez fournir un minimum de deux (2) références clients des deux dernières années pour des activités similaires à celles de l'actuel Champ d'application du travail. Inclure les coordonnées de chaque référence. Ce document doit être signé par l'offreur. Veuillez suivre le format fourni dans la Pièce Jointe B. Remarque : Toute proposition reçue après la date et l'heure indiquées ne sera pas considérée. SECTION IV – CRITÈRES D'ÉVALUATION G. INFORMATIONS GÉNÉRALES L'ACSF a l'intention d'évaluer les propositions conformément aux critères suivants et de sélectionner l'offreur dont la proposition correspond le mieux aux critères d'évaluation. H. CRITÈRES ET PROCESSUS D'ÉVALUATION Les offres seront évaluées en fonction des critères suivants. Des sous-critères supplémentaires qui s'intègrent logiquement dans un critère d'évaluation particulier peuvent également être pris en compte, même s'ils ne sont pas spécifiés ci-dessous. 1. Évaluation technique : Contenu de la proposition (Qualifications et compétences, Expérience professionnelle, Méthodologie de travail, Échéancier). 2. Évaluation des performances passées : Références. 3. Évaluation financière : Proposition de coûts. Remarques : Les critères sont listés par ordre d'importance. À tout moment, l'ACSF considérera le meilleur rapport qualité-prix. L'ACSF est une organisation à but non lucratif. Les offreurs doivent fournir tous les rabais disponibles à l'ACSF en raison de son statut d'organisation à but non lucratif. L'ACSF peut, au cours du processus d'évaluation, également contacter tout offreur pour clarifier toute réponse ou demander des informations révisées ou supplémentaires. À l'issue de l'examen des propositions, les offreurs qualifiés peuvent être invités à participer à un entretien. Si ces entretiens ont lieu, ils se dérouleront en ligne. I. ATTRIBUTION ET AVIS GÉNÉRAL Le soumissionnaire retenu se verra attribuer un contrat pour la fourniture de services de Consultant en RH : Révision de la rémunération et des avantages pour le personnel de l'Association canadienne des sages-femmes (ACSF). La publication de cette demande de propositions ne constitue pas un engagement d'attribution de la part de l'ACSF, ni n'engage l'ACSF à payer les frais engagés par les soumissionnaires pour la préparation et la soumission d'une proposition. L'ACSF se réserve le droit de sélectionner une proposition en tout ou en partie, ou de ne pas sélectionner une proposition, conformément aux meilleurs intérêts de l'ACSF. PIECE JOINTE A : FICHE DE COUVERTURE DE LA PROPOSITION Nom de l'entreprise : Nom de la personne à contacter en cas de questions concernant cette proposition : Téléphone de la personne de contact nommée ci-dessus : Courriel de la personne de contact nommée ci-dessus : Nom de l'individu autorisé à signer des contrats au nom de l'entreprise nommée ci-dessus : Titre de l'individu autorisé : Certification : En signant ci-dessous, je certifie que les informations fournies sont vraies et correctes, qu'ellesresteront valables pendant un minimum de 90 jours et que je suis autorisé(e) à répondre à cettesollicitation au nom del'entreprise nommée ci-dessus. Je comprends également que le CNSFA seréserve le droit de rejeter, en tout ou en partie, toutes les offres pour tout motif. Signature de la personne autorisée Date PIECE JOINTE B – RÉFÉRENCES / PERFORMANCES PASSÉES Complétez le tableau ci-dessous en fournissant des informations pour au moins 2 clients passés/actuels pour lesquels votre entreprise a fourni des services similaires à ceux pour lesquels vous soumettez une proposition. Les clients passés listés ci-dessous doivent être disponibles pour parler avec un membre du personnel de l'ACSF pendant le processus d’évaluation. Signature de la personne autorisée (Obligatoire) : Nom del'entreprise duclient passé Personne de contact chez leclient passé/actuel Téléphone etcourriel de lapersonne de contact Langue préféréede la personne decontact Adresse del’entreprise Description desservices fournis Dates de travaileffectuées Request for Proposal Provision of Human Resource (HR) Consultant Services Compensation and Benefit Review for the Canadian Association of Midwives (CAM) / Association canadienne des sages-femmes (ACSF) The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) invites you to submit a proposal in accordance with the requirements of the following solicitation. Proposals must be received by CAM/ACSF no later than the due date indicated in the table below: Issue Date:August 29, 2024 Proposal Due Date:September 20, 2024 Written questions and proposals should be submitted via email to: Amal Bannout, Manager, Operations Email: [email protected] Subject: “HR Consultant” SECTION I – BACKGROUND AND PURPOSE The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) is the national professional association representing midwives and the profession of midwifery in Canada. Our work is focused on ensuring more equitable access to high quality sexual, reproductive, and newborn midwifery services in Canada and globally. To achieve this, we work in partnership with the National Council of Indigenous Midwives (NCIM), midwifery associations, midwives, and relevant stakeholders. Our national and global programming is funded primarily through Global Affairs Canada, UNFPA, Health Canada, the Public Health Agency of Canada, other federal departments, private donors, and operational funding. NCIM’s mission is to promote excellence in reproductive health care for First Nations, Inuit, and Métis communities. Both CAM and NCIM are governed autonomously but share infrastructure and human resources. Both organizations are staffed by a passionate team of individuals dedicated to providing support for midwives and Indigenous midwives and the profession of midwifery across Canada and globally. The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) is issuing a Request for Proposal (RFP) for HR Consultant Services to conduct a comprehensive review of compensation and benefits. CAM/ACSF completed in 2021 a comprehensive study on its compensation strategy and job classification, followed by two Cost of Living Adjustments (COLA) in 2023 and 2024.The purpose of this RFP is an update focusing on salary scales, market, and equity analysis. Currently, the Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) has 8 active job categories and employs 35 staff members on a mix of permanent, contractual, full-time, and part-time bases. SECTION II – OBJECTIVES & SCOPE OF WORK A. OBJECTIVES The Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes (CAM/ACSF) is seeking an HR Consultant to help the organization meet the following HR objectives it has set out: 1.Attract and retain qualified employees. 2.Classify roles according to level of complexity, responsibility, knowledge, skills, abilities, and lived experience. 3.Provide salaries commensurate with assigned duties. 4.Outline advancement opportunities and provide recognizable compensation growth. 5.Maintain a competitive position with other not-for-profit entities and employers. 6.Ensure the ongoing maintenance and application of pay equity practices, with consideration of workforce availability, talent scarcity, specialized expertise, and the lived experiences relevant to specific roles. B. SCOPE OF WORK The study shall evaluate the present salary structure as compared to the specific job market for comparable positions with both public and not-for-profit sector employers, health care workers and Indigenous-led organizations where applicable. The consultant will be expected to deliver the services in accordance with the following: 1.Consultant to review current compensation and benefit plan and understand current challenges in recruiting and retaining employees. 2.Consultant to identify and recommend a consistent and competitive market position that CAM / ACSF can maintain. 3.Consultant to recommend comparable labor markets, including both public and not-for-profit sector employers, health care workers and Indigenous-led organizations where applicable. 4.Consultant to develop and conduct a comprehensive compensation and benefits survey. 5.Consultant to recommend appropriate salary range for each position based on the classification plan, the compensation survey results, and the internal relationships and equality. Prepare a new salary structure based on the results of the survey and best practices. 6.Consultant to review guidelines to assist CAM / ACSF staff by determining the starting pay for new employees based on knowledge and experience above the minimum requirements of the position, difficulty in filling the position, and the current market. 7.Consultant to recommend implementation strategies including calculating the cost of implementing the plan. 8.Consultant to identify any extreme current individual or group compensation inequities and provide a recommended corrective action plan and required process to remedy such situations. 9.Consultant to provide implementation strategies related to other key compensation practices, based on market demands, including pay for performance, skill pay, special assignment pay, certification pay, bilingual pay, lived experience pay, promotional pay, and acting assignment pay. 10.Consultant to recommend system documentation and computer formats/software to administer compensation plan. 11.Consultant to provide recommendations for the ongoing internal administration and maintenance of the proposed compensation plan. 12.Consultant to deliver a comprehensive training program for staff involved in Human Resources management to ensure that the staff can administer the new system. C. INFORMATION CONCERNING MEETINGS 1.Consultant to meet with the Executive Director and the Manager, Operations to discuss the process and tasks to be performed in the study. 2.Consultant to meet with Department Managers to explain study and process to be used. 3.Consultant to provide frequent updates to the Executive Director. 4.Consultant to present final recommendations to the Management team and to the Board of Directors. D. DATES OF SERVICE This project is scheduled to start the week of October 21, 2024. Exact dates and schedule to be determined between the Consultant and Executive Director. SECTION III – INSTRUCTIONS, CONDITIONS, AND NOTICES TO BIDDERS E. PROPOSAL CONTENT REQUIREMENTS Bidders’ HR Consultant Services Proposal shall include the following: 1.Narrative: Bidders are required to submit a comprehensive narrative and/or supporting materials detailing all benefits included in their HR Consultant Services Package. The submission should also outline their capabilities to effectively perform the scope of work. 2.Cost Proposal: The cost proposal should provide a clear breakdown of what is included under the contract, along with any services that would incur additional costs. If applicable, please: a.Specify any offered discounts or non-profit discounts. b.Attach a detailed pricing chart. Language of Proposals: The technical and cost proposals may be in English or French. However, the consultant must be able to hold meetings, present information, and produce documents and reports in English. F. OPERATIONAL AND DOCUMENTATION REQUIREMENTS Questions regarding the current RFP may be submitted in writing via e-mail no later than September 15, 2024, to Amal Bannout, Manager, Operations at the e-mail address below. Instructions for Submission of Proposals: 1.Proposals must be received no later than September 20, 2024, at 5:00 PM EST, by Amal Bannout, Manager, Operations, at [email protected] 2.To be considered, please submit an electronic copy of your proposal (preferably in a non-editable format, such as in PDF format) with the subject line “HR Consultant.” The file name must bear the Bidder’s Name and “HR Consultant”. 3.Please follow the format provided in Attachment A for the cover sheet. 4.Please provide a minimum of two (2) client references from the past two years for activities like the current RFP’s Scope of Work. Include contact information for each reference. This document must be signed by the bidder. Please follow the format provided in Attachment B. Note: Any proposal received after the above date and time will not be considered. SECTION IV – EVALUATION CRITERIA G. GENERAL INFORMATION CAM/ACSF intends to evaluate proposals in accordance with the following criteria and select the bidder whose proposal best fits the evaluation criteria. H. EVALUATION CRITERIA AND PROCESS Proposals will be evaluated based on the following criteria. Additional sub-criteria that logically fit within a particular evaluation criterion may also be considered even if not specified below. 1.Technical Evaluation: Content of the Proposal (Qualifications and Competencies, Professional Experience, Adequacy of Work Methodology, Timeline). 2.Past Performance Evaluation: References. 3.Financial Evaluation: Cost Proposal. Notes: Factors are listed in order of importance. At all times, CAM/ACSF will consider the best value for money. CAM/ACSF is a non-profit organization. Bidders should provide all discounts available to CAM/ACSF based on its status as a non-profit organization. CAM/ACSF may, during the evaluation process, also contact any Bidder to clarify any response or request revised or additional information. Following the review of proposals, qualified Bidders may be invited to participate in an interview. If held, interviews will be conducted virtually. I. AWARD AND GENERAL DISCLAIMER The successful bidder will be awarded a contract for the provision of HR Consultant Services: Compensation and Benefit Review for staff of the Canadian Association of Midwives/Association canadienne des sages-femmes. Issuance of this request for proposal does not constitute an award commitment on the part of CAM/ACSF nor does it commit CAM/ACSF to pay for costs incurred by the bidders for the preparation and submission of a proposal. CAM/ACSF reserves the right to select a proposal in whole or in part, or not to select a proposal, in accordance with the best interests of CAM/ACSF. ATTACHMENT A: PROPOSAL COVER SHEET Company Name: Name of Person to be Contacted in Case of Questions Regarding this Proposal: Telephone Number of Contact Person Named Above: Email Address of Contact Person Named Above: Name of Individual Authorized to Sign Contracts on Behalf of Company Named Above: Title of Authorized Individual: Attestation: By signing below, I certify that the information provided is true and accurate, that it shall remain valid for a minimum of 90 days, and that I am authorized to respond to this solicitation on behalf of the Company named above. I further understand that CAM/ACSF retains the right to reject, in whole or in part, all bids for any reason. Signature of Authorized Individual Date ATTACHMENT B – REFERENCES/PAST PERFORMANCE Complete the table below providing information for at least 2 past/current customers for whom your company provided services like the ones for which you are submitting a proposal. Past customers listed below must be available to speak with a CAM/ACSF staff member during the evaluation process. Bidder’s Signature (Mandatory): Past customer’s company name Past / Current Customer Contact Person Phone Number & Email Address of Contact Person Preferred Language of Contact Person Company Address Description of Services Provided Dates of Work Performed #J-18808-Ljbffr