Réceptionniste / Support administratif

Qui sommes-nous ?Systèmes climatiques XNRGY, est un leader nord-américain dans la conception durable et la fabrication de pointe de systèmes de traitement de l'air sur mesure axée sur la recherche, le développement énergétique contribuant à la réduction de l'empreinte carbone. Nous recherchons actuellement un(e) réceptionniste dynamique pour un remplacement de congé d'une durée indéterminée.Ce rôle est crucial pour notre entreprise, étant souvent le premier point de contact pour nos visiteurs et clients. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion des communications, de la coordination des visites et de diverses tâches administratives.Une idée de vos responsabilités :I. Accueil et réception :Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et courtoisieGérer les communications (téléphone, e-mail, courrier)Maintenir un espace de réception propre et organiséII. Coordination des visites et événements :Planifier les visites des clients et fournisseursGérer les réservations (hébergement, transport, restauration)Coordonner les services de traiteur et les repas sur placeIII. Gestion administrative :Tenir à jour les agendas et planifier les rendez-vousGérer les stocks de fournitures de bureau et d'alimentationAssurer le suivi des factures et des dépensesSoutenir l'adjointe exécutive dans diverses tâchesIV. Support aux opérations :Aider à la gestion des ressources humaines (dossiers du personnel, formations)Participer à la préparation de documents financiers (devis, factures)Mettre à jour et appliquer les procédures internesCe qu’il vous faudra, en autres !Excellentes compétences en communication verbale et écriteSens aigu de l'accueil et du service clientCapacité d'organisation et de gestion du tempsAptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délaisAdaptabilité et flexibilité (horaires variables selon les besoins)Souci du détail, précision et sens de l'initiativeAutonomie, discrétion et respect de la confidentialitéMaîtrise des outils informatiques (Office : Word, Excel)Bilinguisme (français et anglais)Présentation professionnelle soignéeHoraires : Flexibilité requise, incluant les heures de lunch avec possibilité de départ anticipé en après-midi.Pourquoi choisir XNRGY !!!Salaire compétitifProgramme d’Aide aux EmployésUne équipe dynamique, ouverte aux changements pour apporter sa couleurBureau moderne sur la Rive-Sud de MontréalEnvironnement dynamique à croissance rapide où l’esprit entrepreneuriale est reconnuMilieu inclusif et qui favorise la diversitéÉvolution de carrière : XNRGY favorise la promotion interneCafés gratuitsStationnement et bornes de recharges électrique gratuitesMini-Gym sur placeXNRGY systèmes climatiques ULC est une entreprise dont le siège social est basé à St-Hubert et qui opère en Amérique du Nord. La compétence professionnelle de langue française est donc requise et essentielle pour tous les employés basés à Montréal. La compétence professionnelle de la langue anglaise est importante puisqu’elle permet de collaborer avec les employés du groupe basé aux États-Unis ou ailleurs dans le monde.