Assistant(e) au Vice-recteur associé et Vice-doyen

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Résumé du poste : Le(La) titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le Vice-recteur associé (politique mondiale et innovation) et Vice-doyen de l'École de santé des populations et de santé mondiale de la Faculté de médecine et des sciences de la santé afin de fournir un soutien organisationnel de haut niveau à la mission et aux initiatives stratégiques de l'école. Il/elle réalisera et organisera des activités pour soutenir les opérations quotidiennes du bureau, gérera un agenda très complexe et jouera un rôle essentiel dans la planification d'événements spéciaux à l'échelle de l'école, tout en participant à des événements au niveau de la faculté. En outre, Il/elle établira les priorités et les calendriers des projets, et participera à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets liés à la mission de l'école, qui est de favoriser le développement d'une recherche de pointe à l'échelle internationale, de programmes éducatifs novateurs et d'innovations scientifiques permettant de relever les défis pressants et futurs en matière de santé de la population et de santé mondiale. Principales responsabilités : Responsable de la gestion d'un agenda très complexe pour l'AVP/Directeur/Doyen associé de l'école de santé des populations et de santé mondiale, y compris la gestion de la correspondance, la rédaction et le suivi des procès-verbaux des réunions, ainsi que la réservation de voyages. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes au nom de l'école, en rédigeant la correspondance, des lettres, des documents courts, des tableaux et des rapports qui peuvent être de nature complexe, en anglais et en français. Elaborer et maintenir des mécanismes administratifs pour suivre la mise en œuvre et le contrôle des priorités au sein du bureau, et travailler avec les départements pour soutenir ses initiatives stratégiques et les programmes connexes. Assurer la coordination des événements organisés pour l'école en collaboration avec les équipes d'événements spéciaux, de communications et les principales parties prenantes. Cela inclut, mais sans s'y limiter à la logistique, le suivi du budget, l'aménagement de la salle, l'organisation du format de l'événement et l'inscription des participants. Contribuer à la logistique de l'intégration et de l'orientation des nouveaux membres du personnel. Participer avec les RH au recrutement d'employés occasionnels et d'étudiants en alternance, et remplir les formulaires d'évaluation de la période d'essai. Gérer les employés occasionnels, assigner et vérifier leur travail, surveiller les échéances, et leur fournir encadrement et formation. Vous approuverez les heures supplémentaires, les vacances et les absences. Autres compétences et/ou aptitudes : Expérience de travail au sein d'une université, notamment dans un bureau de direction, est un atout. Expérience de collaboration avec des fonctionnaires gouvernementaux et des organisations à but non lucratif est également considérée comme un atout. Expérience avérée dans la gestion d'un programme complexe. Compétences dans l'organisation d'événements. Expérience en supervision est un atout. Expérience concernant la gestion des problèmes liés aux bâtiments. Expérience dans le soutien aux dossiers universitaires. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes. Haut niveau de compétences interpersonnelles. Capacité démontrée à travailler sous pression et à s'adapter à des circonstances et priorités changeantes, que ce soit de manière autonome ou en équipe. Compétences organisationnelles solides, avec la capacité de résoudre des problèmes et de gérer plusieurs tâches simultanément pour respecter les délais. Excellent souci du détail. Jugement, tact et discrétion exemplaires. Excellentes aptitudes en communication et en rédaction. Disponibilité requise pour répondre à des besoins ou projets administratifs imprévus ou urgents. Disponibilité pour des événements occasionnels en dehors des heures de travail normales, y compris le soir et le week-end. Compétence avérée sur PC, notamment avec MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), Workday, Banner et Minerva. Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit. Connaissance du français et de l'anglais : L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4. Formation et expérience minimales requises : DEC III 3 Ans Expérience pertinente Salaire annuel : (MPEX – Classe 03) $61,070.00 - $71,850.00 - $82,630.00 Profil d'emploi: MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu) Heures par semaine : 33.75 (Temps plein) Superviseur : Director of Administration, SPGH Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date limite pour postuler : 2024-11-10 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected]. #J-18808-Ljbffr