Personnel administratif

Relevant de la direction de son service et sous l’autorité de son supérieur, le rôle de l’agent consiste à recevoir, transmettre et assurer le suivi des appels relatifs aux divers travaux du service de la gestion des immeubles et aux demandes de réparation des locataires. La personne doit répartir les demandes pour leur exécution et assurer le suivi du calendrier de réalisation. Elle effectue des tâches cléricales et administratives reliées au fonctionnement de son service selon les normes et politiques en vigueur. Avantages sociaux Tous les avantages consentis au personnel syndiqué Horaire : Lundi au jeudi 8h15 à 16h30 et vendredi 8h15 à 12h00 Régime de retraite Assurances collectives Vacances Congés mobiles Congés maladie Jours fériés Tâches principales Effectuer le triage des appels d’urgence, initier le processus de transmission des demandes d’intervention prévu pour chaque situation, assurer le lien entre le contremaître et les différents intervenants; Recevoir les demandes de réparations, les inscrire et les répartir pour exécution aux ressources internes ou externes en fonction de la nature des travaux, des horaires des employés et des priorités établies; Assurer le suivi des appels d’urgence reçus durant les heures de fermeture du bureau, auprès des fournisseurs, des locataires et des intervenants internes; Recevoir et transmettre les appels de suivi de travaux pour les techniciens et les contremaîtres, contacter les fournisseurs, effectuer le suivi du calendrier de réalisation; Recevoir les appels des clients sinistrés et/ou accidentés, remplir le formulaire détaillé de rapport d’accident et le transmettre au service concerné; Informer le locataire de la facturation de certains travaux et acheminer les documents au service concerné pour traitement; Fixer des rendez-vous avec la clientèle, fournir de l’information générale sur les démarches relatives à leur demande. Compiler des données, produire des tableaux informatiques, transcrire des documents, remplir des formulaires et des registres, inscrire des notes aux dossiers, enregistrer les demandes et les informations relatives aux travaux et à leur suivi dans les fichiers informatiques appropriés et effectuer des recherches dans ces fichiers; Tenir à jour les divers registres des équipements du parc immobilier; Accueillir les fournisseurs; Toutes autres tâches connexes. Tâches secondaires Peut être amené au besoin, à effectuer des visites des logements pour en vérifier leur état; Recevoir des plaintes liées au Service des immeubles et en assurer le suivi auprès du contremaitre. Aptitudes nécessaire Le candidat doit : Avoir une bonne habileté à travailler avec des systèmes informatiques; Faire preuve d’autonomie; Savoir déterminer et gérer les priorités; Avoir une bonne capacité d’analyse et un esprit de synthèse; Prendre des décisions éclairées; Savoir gérer son stress; Faire preuve de diplomatie. Compétences et exigences minimales Au moins trois années d’expériences pertinentes; Diplôme d’étude professionnelle en secrétariat ou formation équivalente.